Evenement organiseren? 8 praktische tips

In de zomer vinden ieder jaar weer veel evenementen plaats. Wil jij ook een evenement organiseren voor vrouwen die dezelfde passie of interesse delen? Of je je nu richt op ondernemende vrouwen uit een bepaalde branche, vriendinnen, moeders met kinderen uit de buurt, of bijvoorbeeld een culinair of sportief evenement wilt organiseren, een geslaagd dagje uit voor bezoekers heeft een goede voorbereiding nodig. Hieronder geven we je 8 tips voor de organisatie van een geslaagd evenement.

Bepaal de doelstelling en doelgroep
Een zakelijke borrel voor vrouwelijke ondernemers of (potentiële) klanten van het bedrijf vraagt om een ander evenement dan een leuk informeel buurtfeest met barbecue waarbij aandacht wordt gevraagd voor kindvriendelijkheid en -veiligheid. Klanten van een bedrijf of bezoekers van een netwerkborrel willen andere informatie en activiteiten dan ouders met kinderen.

Hoeveel budget is er?
Het beschikbare budget bepaalt vaak de opzet en inhoud van een evenement. Is er niet genoeg budget, wees dan inventief en probeer sponsors te vinden of samenwerkingen met andere personen of bedrijven aan te gaan.

Waar en wanneer?
Evenementen vinden vaak in de zomer plaats, omdat een buitenruimte goedkoper is en je met minder regels rekening hoeft te houden. Maar omdat het weer in Nederland nu eenmaal altijd wisselend is, is het toch verstandig een overdekte ruimte hebben. Voor lezingen en presentaties over serieuze onderwerpen is een ruimte binnen sowieso handiger, omdat daar vaak al microfoons en geluidsinstallaties aanwezig zijn, en de bezoekers dan niet al teveel afgeleid raken. Denk bij de planning ook aan schoolvakanties.

De inhoud van het dagprogramma
Hoe het programma is opgebouwd hangt erg van de doelgroep en doelstelling af. De planning van een zakelijk evenement met informatievoorziening, sprekers, workshops of presentaties is belangrijk dan een buurt- of wijkfeest met een relaxte sfeer en kraampjes en spelletjes.

De aankleding van een evenement
De sfeer op een evenement wordt medebepaald door de aankleding. Een gepaste aankleding is ook weer afhankelijk van de doelgroep en doelstelling. De doelgroep en de doelstelling van het evenement bepalen de aankleding. Slingers en ballonnen vormen een gezellig decor voor een gezellig buurtfeest, maar zijn minder geschikt voor zakelijke borrels of een congres. Organiseer je een terugkerend zakelijk evenement, dan mogen herbruikbare naambadges met magneten die dure kleding niet beschadigen niet ontbreken. Naambadges.nl biedt gemakkelijke starterspakketten waarmee je zelf naamplaatjes kunt bedrukken.

Check de benodigde vergunningen
Meestal is het nodig bij de gemeente een vergunning aan te vragen voor een evenement. Houd er rekening mee dat de aanvraag soms al 6 maanden voorafgaand aan het evenement ingediend moet zijn. Bij vergunningen kun je denken aan activiteiten met muziek of geluid, de verkoop van alcohol, of de verplichte aanwezigheid van politie of brandweer.

Uitnodigingen en promotie
Een geslaagd evenement is een drukbezocht evenement. Zorg daarom dat zoveel mogelijk mensen uit je doelgroep op de hoogte zijn van de grote dag. Maak bij de promotie gebruik van zowel off- als online kanalen zoals nieuwsbrieven, websites, banners, flyers of artikelen in lokale of landelijke kranten.

Regel ruim vooraf de catering
Catering kan op vele verschillende manieren verzorgd worden. Een informeel buurtfeest? Vraag dan aan bewoners zelf iets mee te nemen (en ze dit af te laten stemmen), zodat gelijk de kosten gedeeld worden. Voor andere gelegenheden is het raadzaam door een professioneel cateringbedrijf de hapjes en drankjes te laten verzorgen.

Meer handige tips bij het organiseren van een evenement vind je in dit dossier.

Geef een reactie

Door op de site te blijven gaat u akkoord met het gebruik van cookies. meer informatie

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies ". Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren", dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten